Migreren naar Microsoft 365

We zien dat veel bedrijven al wel gebruik maken van onderdelen van Microsoft 365, maar nog niet volledig zijn gemigreerd. Een gemiste kans om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren en gebruik te maken van een moderne werkplek. Monteba ICT & Telefonie heeft veel ervaring met het migreren van bedrijven naar Microsoft 365 en helpt u graag. 

Wat is Microsoft 365 

Microsoft 365 is de verzamelnaam voor een uitgebreide set aan Cloud apps en diensten. Daarbij horen uiteraard de bekende programma’s zoals Word, Excel, Powerpoint, Teams, OneDrive en SharePoint. Daarnaast biedt Microsoft 365 ook krachtige apps om werkprocessen te automatiseren, zoals Power Automate en Viva Insight. Zelfs kunstmatige intelligentie (AI) ontbreekt niet met Viva Topics. 

Met Microsoft 365 heeft u altijd en overal toegang tot uw werkomgeving, zolang u maar beschikt over een internetverbinding. U kunt realtime samenwerking in documenten en deze eenvoudig met elkaar delen. Standaard is Microsoft 365 voorzien van een uitstekende beveiliging en automatische updates. Hierdoor bent u goed beveiligd én werkt u altijd met de meest recente softwareversies. 

De voordelen van migreren naar Microsoft 365 

Er zijn verschillende redenen om te migreren naar Microsoft 365. De belangrijkste zijn: 

1. Flexibel werken 
   Ons werk is veranderd. Hybride werken, video vergaderen en werken op mobiele apparaten is heel normaal. Met Microsoft 365 is flexibel werken op elk apparaat, waar en wanneer dan ook, de standaard. 
2. Goede cybersecurity 
   Er vindt steeds meer cybercriminaliteit plaats in het MKB. Een goede beveiliging is dan ook essentieel. Microsoft 365 beschikt standaard over een uitstekende beveiliging waardoor de moderne apps beter beveiligd zijn tegen hacks en cyberaanvallen. Dankzij de automatische updates blijven uw apps en werkomgeving ook goed beveiligd. Daarnaast adviseren we bij Monteba ICT & Telefonie gebruik te maken van endpoint security. Alle apparaten (laptop, tablet, telefoon etc.) die inloggen op uw netwerk voldoen dan aan onze zware beveiligingseisen. 
3. Kostenbesparing 
   Migreren naar Microsoft 365 is in eerste instantie een investering. Op de lange termijn is het echter een behoorlijke kostenbesparing. Omdat Microsoft 365 een cloud based applicatie is, heeft u geen dure servers aan te schaffen en te onderhouden. U kunt eenvoudig licenties toevoegen of weer verwijderen, waardoor u alleen betaalt voor wat u daadwerkelijk gebruikt.  
4. Altijd up-to-date 
   Met Microsoft 365 bent u ervan verzekerd dat u altijd met de meest recente software werkt. Alle apps worden continu doorontwikkeld en beschikbaar gesteld door middel van automatische updates. Verbeteringen zoals geavanceerde samenwerkingsfuncties en beveiligingsmaatregelen zijn direct voor u beschikbaar. 

Hoe werkt een succesvolle Microsoft 365-migratie 

Een Microsoft 365 migratie heeft een goede voorbereiding en planning nodig. Het is belangrijk om uw huidige ICT-omgeving en bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Zijn er processen die absoluut niet stil mogen vallen tijdens de migratie? Welke zijn minder cruciaal? Samen met Monteba ICT & Telefonie stelt u een plan op. Hierbij kijken we ook naar essentiële zaken die niet stil mogen en/of kunnen vallen in het geval van een internetstoring. Een hybride oplossing van een lokaal systeem met een back-up in de cloud kan hierbij bijvoorbeeld oplossing bieden. 

Na de analyse stellen we een vijf-stappenplan op voor de migratie. Deze bestaat uit: 

1. Inventarisatie 
   Hoe ziet uw huidige ICT-omgeving en bedrijfsprocessen eruit? 
2. Behoefte 
   Wat is het doel van de migratie en wat wilt u ermee bereiken? 
3. Migratieplan opstellen 
   We ontwikkelen een gedetailleerd plan op basis van de huidige én de gewenste situatie. Daarbij houden we rekening met bedrijfsprocessen die niet stil mogen vallen. 
4. Bespreken migatieplan en kosten 
   We nemen het migratieplan samen met u door, inclusief een kostenindicatie. 
5. Start van de migratie 
   Na overeenstemming en bevestiging voeren we de migratie door. Dit doen we uiteraard in overleg met u op de meest geschikte momenten. 

Monteba ICT & Telefonie vindt het belangrijk dat u vooraf goed inzichtelijk heeft wat u kunt verwachten en welke kosten er bij de migratie horen. We nemen hier standaard in mee:

• De kosten van de Microsoft 365-licenties  
• De kosten voor eventueel benodigde hardware 
• De tijd die nodig is om medewerkers te training

Hierdoor krijgt u niet te maken met onaangename verrassingen achteraf. 

Optimaliseer uw dataverwerking 

Gaat u migreren naar Microsoft 365 dan is het een goed moment om eens te kijken naar een optimale dataverwerking. Alleen de lokale bestanden overzetten naar Microsoft 365 kan wel, maar u laat hierdoor kostbare efficiëntie mogelijkheden liggen. Monteba ICT & Telefonie adviseert u graag over het tactisch plaatsen van uw data. Het kan bijvoorbeeld voordeel bieden om algemene bedrijfsdata in SharePoint te plaatsen, terwijl specifieke informatie efficiënter en veilig kan worden ondergebracht binnen een Teams-omgeving van een betreffende afdeling(en). 

Door deze benadering krijgt u als gebruiker een efficiënter, veiliger en gerichter beheer van informatie. Wanneer u Teams goed inricht voor specifieke afdelingen krijgen alleen de medewerkers die de betreffende informatie nodig hebben ze te zien. Dit zorgt voor efficiënter werk en draagt bij aan een betere communicatie binnen de betreffende afdelingen. Daarnaast biedt dit extra beveiliging aangezien de toegang tot gevoelige informatie wordt beperkt tot alleen de medewerkers met de juiste gebruikersrechten. 

Kiest u voor een optimalisatie van uw algemene data door een juist plaatsing in SharePoint, dan zorgt u ervoor dat de algemene bronnen en documenten goed toegankelijk zijn. Tegelijkertijd blijft de organisatiestructuur van uw data behouden. Door een optimalisatie van uw data in de Cloud verbetert de vindbaarheid wat bijdraagt aan de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen. 

Hoelang duurt een migratie naar Microsoft 365? 

Hoeveel tijd de migratie naar Microsoft 365 in beslag neemt hangt af van veel verschillende factoren. U kunt zich voorstellen dat een migratie van acht werkplekken, verspreid over twee afdelingen met bijhorende data een stuk sneller gaat dan de migratie van tachtig werkplekken, verspreid over acht afdelingen met bijbehorende data. Ongeacht het aantal werkplekken, afdelingen en de hoeveelheid data is een goede voorbereiding essentieel. Wij geven vooraf altijd een gedetailleerde planning zodat u weet wat u kunt verwachten.

Voordat de daadwerkelijke migratie plaatsvindt kan er al veel werk worden gedaan. Door een goede voorbereiding is de migratie zo kort mogelijk. Dit zorgt voor een soepele overgang en een minimale downtime. Gaat uw volledige werkplek over naar Microsoft 365, dan kunnen we deze alvast opzetten en inrichten in een testomgeving. Vervolgens zetten we die om naar een productieomgeving. Werkt alles naar wens? Dan kunnen we de productieomgeving omzetten naar een live versie. Hoelang de verschillende processen duren is afhankelijk van de huidige situatie en de specifieke wensen en behoefte van uw organisatie. 

Train uw medewerkers 

Een migratie naar een nieuwe omgeving is één. Ervoor zorgen dat uw medewerkers een vliegende start maken met de nieuwe omgeving is twee. Daarvoor zijn verschillende trainingen beschikbaar, zodat uw medewerkers zich vanaf de start thuis voelen in de nieuwe omgeving. Een goed opgeleid team werkt beter met eventueel nieuwe applicaties en technieken, wat de productiviteit bevorderen. Niet alleen wordt de overgang daardoor gemakkelijker, ook zorgt u er hiermee voor dat de nieuwe omgeving en functionaliteiten daadwerkelijke gebruikt worden. 

Informeer externe leveranciers 

Werkt u samen met externe leveranciers? Dan kan de migratie naar Microsoft 365 ook effect hebben op hen. Informeer externe leveranciers vroegtijdig en neem ze mee in het migratieproces. Hiermee voorkomt u eventuele technische problemen. Ook verzekert u zichzelf ervan dat de gewenste applicaties gewoon blijven werken. 

Wilt u ook het maximale halen uit uw werkplek? 

Migreren naar andere software is altijd een grote stap. Bij Monteba ICT & Telefonie hebben we veel ervaring met het migreren van operationele bedrijven. Bij ons kunt u vertrouwen op een betrokken partner en advies afgestemd op uw wensen en situatie. 

Wilt u meer weten of direct advies? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.